2021, GF 23. februar. Indkaldelse. Tilmelding senest 21/2.

Af: Bestyrelsen

Generalforsamlingen afholdes i år virtuelt som webinar via Zoom pga. COVID-19. 

Indkaldelsen blev omdelt i papirformat til hvert hus mandag den 8/2 sammen med en personlig stemmeseddel, som også har nærmere informationer om, hvordan man tilmelder sig generalforsamlingen.
Se nedenfor om Indkaldelse inkl beretning mm, Tilmelding, Brevstemmer, Virtuel deltagelse, mm.

Resumé af indkaldelsen og uddybning af processen: 

Tid: Tirsdag d. 23. febr. 2021 kl 19.30.  
Sted: Virtuelt med Zoom.

Dagsorden

1. Valg af dirigent.

2. Bestyrelsens beretning for det sidste regnskabsår.

3. Regnskab for 2020 til godkendelse.

4. Forslag til beslutning:

• 4.A. Genfremsættelse af forslag vedtaget på generalforsamling 2020: Forslag om revidering af Håndbog for Husejere
• 4.B. Forslag: Leje af telt, borde og stole ved sommerfest og julemarked
• 4.C. Forslag vedr. fællesaktiviteter (arrangementsbudgettet)
• 4.D. Forslag: Initiativpulje
• 4.E Forslag: Juridisk og teknisk konsulentbistand ifm. elskabe

5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent 2021.

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

7. Valg af revisorer og revisorsuppleant.

8. Eventuelt.

Tilmelding senest 21/2

Du kan tilmelde dig generalforsamlingen her, senest søndag den 21/2 kl 19:30.
Du kommer til samme elektroniske tilmeldingsblanket ved at bruge QR-koden på papir-stemmesedlen.
Man skal bruge den 'personlige kode' (password) på den omdelte stemmeseddel for at kunne tilmelde sig. Hvert hus kan tilmelde sig én gang.

Deadline for tilmelding er 21.02.2021 kl. 19.30 af hensyn til det tekniske setup og videreformidling af link til mødet (se praktisk information på vedlagte stemmeseddel).
Deltagelse forudsætter altså tilmelding. Tilkobling på Zoom: Se nedenfor.

Indkaldelse og beretning

Virtuel deltagelse i generalforsamlingen med stemmeret

Link, som giver adgang til den elektroniske generalforsamling, bliver straks fremsendt i bekræftelsen til husejere, som har tilmeldt sig. (Se også praktisk information på vedlagte stemmeseddel).

For at kunne deltage elektronisk skal hver husejer sikre sig, at han/hun har en mobiltelefon, iPad, PC el.lign. med internetbrowser, har oprettet en (gratis) Zoom konto, og at der er en tilstrækkelig og fungerende internetadgang på tidspunktet for afholdelse af generalforsamlingen.

Bemærk venligst, at deltagelse i den Virtuelle/elektroniske generalforsamling kræver,  at en anmodning om deltagelse er afgivet som beskrevet ovenfor (og også beskrevet på den vedlagte stemmeseddel og i indkaldelsen).

Kun husejere, der er berettiget til at deltage i og stemme på den ordinære generalforsamling, vil blive givet Zoom-adgang til den elektroniske generalforsamling. Se 'Deltagere uden stemmeret'.

Alle deltagere er usynlige, dvs deres kamera er lukket. Panelets deltagere er på med deres kamera.
Alle deltagere er som udgangspunkt 'muted'. (Se om Spørgsmål og kommentarer ...' nedenfor).

Stemmeafgivelse på generalforsamlingen

Deltagere vil kunne stemme vha Zooms afstemningsfunktion.

Brevstemmer

Afgivelse af stemmer kan ligeledes ske ved brevstemme (se den vedlagte stemmeseddel i den postuddelte papir-indkaldelse).
Brevstemmer skal ske via vedlagte brevstemmeblanket, som udfyldes og indleveres til Christel Teglers, Kuhlausgade 37 eller Jacob Ingvartsen, Hornemansgade 29, eller som lægges i scannet udgave i email til generalforsamling(at)strandvejskvarteret.dk.

Forslag 4.C: Ved en fejl indeholder den fortrykte fysiske stemmeseddel ikke en afkrydsningsboks til forslag 4.C (afsætning af kr. 15.000 til fællesaktiviteter). På de fysiske brevstemmer kan dette tilføjes i hånden. På den elektroniske generalforsamling udgør det ikke et problem, da punktet bliver tilføjet i selve afstemningsfunktionen.

Ejere, der ikke er hjemme, og derfor ikke modtager stemmesedlen, kan rette henvendelse til bestyrelsen på den angivne e-mail til GF.

Brevstemmer skal være bestyrelsen i hænde senest 21/02-2021.

Hvis man har afgivet sin brevstemme, får man ikke et link til at deltage i generalforsamlingen. Man kan ikke både brevstemme og deltage med stemmeret på  Zoom.

Spørgsmål og kommentarer på generalforsamlingen

Det er muligt at bede om ordet under generalforsamlingen.
Man beder om ordet ved at klikke på den lille 'Hånd' i menu, som kommer frem i Zoom, når man klikker på skærmbilledet.
Man vil blive givet ordet efter talerlisten, og man kan dermed komme med (fremsige i taleform) forslag, bemærkninger og lign.
Deltagerne er som udgangspunkt 'muted', dvs gjort stumme. Ordstyreren beder én 'unmute', når man får ordet.

Hvis man har kommentarer eller spørgsmål i øvrigt, er der en Q/A funktion i Zoom, som løbende bliver besvaret af bestyrelsen.
Det kan foregå ved, at spørgsmålet bliver læst op og besvaret mundtligt, eller ved at der skrives et svar i Q/A modulet.

Man kan også kommunikere vha GF-emailen generalforsamling(at)strandvejskvarteret.dk.

Zooms chat-funktion er deaktiveret.

Spørgsmål og kommentarer forud for generalforsamlingen

Spørgsmål om GF kan sendes til generalforsamling(at)strandvejskvarteret.dk.

Fremsendte spørgsmål vil blive besvaret på generalforsamlingen.

Deltagere uden stemmeret

Beboere i flerejerhuse har naturligt udtrykt ønske om at kunne følge generalforsamlingen "på flere kanaler". Men de har jo kun én stemmeberettiget tilgang.

Det vil derfor være muligt at følge generalforsamlingen (uden stemmeret) via livestreamning på dette YouTube-link.
For flerejerhuse anbefales det fortsat, at husejerne forinden koordinerer, hvem der deltager via Zoom, hvad der stemmes, og hvad der evt. bemærkes. 

Webredaktørens supplerende forslag: Man kan herudover komme langt ved, at ægtefæller og medejere sætter sig foran samme skærm og højtaler.

Fuldmagter

Der lægges ikke op til, at man kan give fuldmagt (men man kan brevstemme eller deltage elektronisk). Vi har ikke prøvet dette setup før, og fuldmagter giver en større kompleksitet, som vi ikke er sikre på at kunne håndtere tilfredsstillende i år.

Zoom-vejledning

Efter din tilmelding får du en email "Ordinær Generalforsamling 2021 Bekræftelse".

På denne er der et felt "Click Here to Join" og en Passcode. Med det kan du koble ind.

Eksperimentér gerne allerede nu for at se, om dit system kan gøre det. Du skulle gerne komme ind til en simpel velkomstside, hvor der står "The webinar is scheduled for 23-02-2021. Start 7:30 PM. Ordinær generalforsamling 2021". På selve dagen vil du så komme derfra videre til generalforsamlingens virtuelle mødelokale.

Dines fra bestyrelsen har på Facebook-gruppen anbefalet, at personer uden Zoom-erfaring kan læse lidt op på Zoom-sagen mere generelt her: [Joining and participating in a webinar (attendee)].

Opstilling af kandidater til bestyrelsen

Der skal som sædvanlig vælges nye medlemmer til bestyrelsen, så det er fint, hvis du får egnede naboer til at stille op - eller stil selv op.
Man kan også opstille kandidater til revisor-(suppleant-)posterne.

Kandidater må meget gerne melde ud på Facebook-gruppen, på nærværende artikel med en 'Kommentar' eller til bestyrelsen (formanden).
Kontakt også formanden for eventuelt yderligere information.
Man kan i følge vedtægterne opstille helt frem til valghandlingen på GF, men det er vel hensigtsmæssigt at melde ud i god tid bl.a. om, hvad man går ind for.

Konkrete kandidater til bestyrelsen (Pkt 6)

(Dette afsnit er tilføjet af webadmin, på dennes eget initiativ).

Pt (23/2 kl. 11:00) har følgende tilmeldt deres kandidatur:

• Dines Boertmann, afgår i år fra bestyrelsen, men genopstiller.
• Christel Teglers, er pt suppleant, genopstiller, dog kun som suppleant.
• Ane Stenbak, jvf annoncering i 'Kommentar' nedenfor og i Facebook-gruppen.
• Tommas Kisbye, jvf annoncering i 'Kommentar' nedenfor og i Facebook-gruppen.

Der er to pladser ledige til bestyrelsen (Ginna og Dines går af efter to år), og to pladser ledige som suppleanter (efter Christel og Nanna; begge pladser fornys automatisk hvert år).

Supplerende generelle/normale bemærkninger

• Husejerforeningen Strandvejskvarteret har sin årlige generalforsamling sidste tirsdag i februar.
• Deltagere: Alle husejere; én stemme pr hus.
• Fuldmagt: Stemmeafgivningen på generalforsamlingen kan ske ved skriftlig fuldmagt. Ingen kan ved fuldmagt repræsentere mere end to medlemmer (§ 4 og 5).
• Indkaldelsen (inkl. dagsorden, budget, regnskab, årsberetning og forslag ) udkommer i papirform til alle huse samt på vores website (§ 6. Stk 2: Senest 14 dage inden generalforsamlingen udsender bestyrelsen: 1. Dagsorden...)
• Send evt. forslag til dagsordenen i god tid og senest den 24. januar:
  (§ 6, Stk 4: Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest den 24. januar. Send til bestyrelsen(at)strandvejskvarteret.dk. 
• Få egnede naboer til at stille op til bestyrelsen - eller gør det selv. Man kan tale med folk i bestyrelsen om det, gerne i god tid. Vedtægterne tillader opstilling helt frem til på selve generalforsamlingen. Bestyrelsen skal suppleres op som sædvanligt. (§ 8, Stk 3: Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen. Der afgår 2 bestyrelsesmedlemmer på ulige årstal og 3 på lige årstal).
• Få også egnede naboer, eller dig selv, til at stille op til en af posterne som revisor, eller som ildsjæl eller arbejdskraft i en af arbejdsgrupperne eller arrangementerne.
• Diverse information, herunder indkaldelsen, foreningens vedtægter, referater fra tidligere generalforsamlinger mm. kan læses på websiden "Husejerforeningen og GF" www.strandvejskvarteret.dk/288/.

Se også:

• artiklen 'Generalforsamling 2021. Nyt fra bestyrelsen aht coronaen'. 
• artiklen 'BREAKING. Praktisk information til GF 23/3-2021: Tilmelding/Brevstemmer, Livestreamning og bemærkninger til forslag 4.c og forslag 4.e'.

 

Log: 23/2 til føjet afsnittet "Konkrete kandidater til bestyrelsen (Pkt 6)". 22/2 tilføjet lidt vejledning til at begå sig ved Zoom-mødet. Den 21/2 tilføjet link med Livestreaming og bemærkning om pkt 4C på stemmesedlen. Forslag 4A-4E indføjet 10/2-2021. Procesdetaljer finpudset 8/2-2021. Officiel indkaldelse indlagt 7/2-2021. Rev. 15/1 og 7/1-2021. Denne uofficielle indkaldelse er indlagt af webredaktøren den 19/11-2020 som forvarsel.

---