Bestyrelsesmøder 2023 og orientering fra bestyrelsen til foreningens medlemmer

Resumeer fra og orientering om bestyrelsesmøder.

Næste bestyrelsesmøde onsdag den 4/10

Bestyrelsen mødes onsdag den 4. oktober. Vi skal samle op efter det velbesøgte informationsmøde om vandforsyningen i september, lave en projektplan der sigter på at få lavet et solidt og velbelyst beslutningsgrundlag og overveje eventuelle arbejdsgrupper.

Bestyrelsen skal også drøfte, om der kan være anledning til at foreningen gør indsigelse om grundværdierne i kvarteret, over for Vurderingsstyrelsen.

Blandt øvrige emner kan være eventuel støtte til mulige Halloween-initiativer.

Har du spørgsmål eller emner , du ønsker behandlet i bestyrelsen, kan du skrive til bestyrelsen@strandvejskvarteret.dk eller kontakte et bestyrelsesmedlem.

Faste mødedatoer:

Bestyrelsen mødes normalt den første onsdag i måneden.
Har du emner eller spørgsmål, du mener skal op i bestyrelsen, kan du henvende dig til et bestyrelsesmedlem eller skrive til bestyrelsen@strandvejskvarteret.dk.

Resumeer fra bestyrelsesmøder: 

Reelt er der ikke tale om referater, men om sammenfatninger eller orienteringer til medlemmer og andre beboere fra bestyrelsen. Formelle referater føres af bestyrelsen i interne arkiver og er ikke til fri cirkulation, bl.a. fordi nogle sager skal håndteres fortroligt pga persondata af forskellig art.
Resuméer fra sidste år kan ses her: Bestyrelsesresumeer fra 2022.

Bestyrelsesmøde onsdag den 6/9

Informationsmødet om kvarterets vandforsyning afholdes næste torsdag, torsdag den 14. september - ikke onsdag den 14. som formanden fejlagtigt skrev i en nylig besked via foreningssystemet “Vores Forening”.

Bestyrelsen gennemgik onsdag oplægget til mødet med Ekrem Nielsen fra rådgivende ingeniørfirmaet Gaihede. Mødet finder sted i det lokale Kulturcenter Kildevæld og begynder klokken 19.

Tak for festen
Årets sommerfest var efter bestyrelsens bedømmelse en stor succes, og der skal lyde en stor tak til alle der bidrog før, under og efter. Der er en række praktiske erfaringer fra i år, som med fordel kan indgå i fremtidige sommerfester, og de er efter bedste formål blevet opsamlet.

Ingen i restance
Når det gælder foreningens økonomi melder kasserer Lars Bjerregaard at alt forløber inden for det plan- og budgetlagte; men der er en nyhed, der er værd at bemærke:
Der er nu ingen husejere der er i restance!

Lokalplan
Medlemmer af bestyrelsen har i august haft et positivt møde med kommunen/TMF om forvaltningen af kvarterets bevarende lokalplan. Vi fik hverken løfter eller konkrete resultater, men dog en klar opfattelse af, at TMF anerkender væsentlige dele af vores kritik af en usammenhængende, uforudsigelig og lidet konsekvent administration. Og vi har fået en tilkendegivelse af, at forvaltningen har til hensigt at gøre det bedre.
For foreningens del er konklusionen at vi må arbejde videre med at foretage planmæssige forespørgsler, der kan afklare og præcisere holdning og afgørelser i konkrete sammenhænge som fx trappeudgange, udskiftning af vinduer mm.
Desuden vil bestyrelsen overveje om vi kan og skal anmode om at der udarbejdes et tillæg til lokalplanen, alternativt en ny lokalplan.

Havevandring
Den planlagte havevandring i august blev udsat, men projektet “Plant et træ” - der bestod i at husejere kunne tilmelde sig og få et kort besøg af en have-arkitekt/anlægsgartner blev gennemført
 - og må betegnes som en succes. Det er bestyrelsens opfattelse at det kan og bør gentages fremover.
Den udsatte havevandring vil bestyrelsen gennemføre den 9. oktober.

Stop for system VoresForening
Introduktionen af elektronisk kommunikation til foreningens medlemmer blev søsat  via systemet “Vores Forening”. Vi har nu siden april forsøgt at få systemet til at fungere tilfredsstillende, men har nu besluttet at opsige aftalen med leverandøren. Bestyrelsen kan sende mails til medlemmerne uden brug af systemet, og vi undersøger nu om vi kan finde andre løsninger der giver flere funktionaliteter end blot udsendelse af mails.

Kantsten
Punktet om havevandringen understregede et behov for en påmindelse og opfordring:
Det er husejeren, der har ansvar for og pligt til at renholde fortov og kantsten ud for ejendommen. Der er en del husejere der formodentlig ikke er opmærksomme på, at ansvaret også indebærer at man skal rense kantstenen for plantevækst.

Næste møde afholdes den 4. oktober.

Bestyrelsesmøde onsdag den 9/8

Sommerfesten den 26. august står for døren, og der vil som altid være brug for beboere der hjælper med at stille ting op til spisning, musik og dans. Mere om det senere ….

Om loppemarkedet
En beboer har ønsket at bestyrelsen forholder sig til om der skal laves “ekstern markedsføring” af loppemarkedet. Bestyrelsen har diskuteret det, og mener - nu som før - at alle, også folk der ikke bor i kvarteret, er meget velkomne ved loppemarkedet, og formoder at beboere i kvarteret “reklamerer” i deres omgangskreds/familie/o.l. om loppemarkedet i det omfang de har lyst.
Bestyrelsen ser det ikke som sin opgave at markedsføre eller reklamere.

Vandforsyningen
Spørgsmålet om renovering af kvarterets vandforsyning kommer til at dominere i den næste tid, og vi forbereder et informationsmøde for alle beboere i uge 37; vi udsender information om tid og sted, når aftaler med den rådgivende ingeniør og med mødelokale er på plads.

Have-ideer
Bestyrelsen går på havevandring den 27. august.
Som et nyt grønt tiltag har bestyrelsen hyret landskabsarkitekt/gartner Gustav Østerby, AllesHave, til at besøge de haveejere, der ønsker ideer til en grønnere, bæredygtig, klimavenlig forhave med blomster, bier og sommerfugle.
Der er næsten altid plads til et træ til eller til at udvide et bed.
Er du interesseret skal du booke tid fra kl 12 og frem hos på Susanne Ploug Sørensen på mail: sps@g-o-d.dk.
Vi regner med at der er 10-20 minutter til hver af dem, der tilmelder sig (med forbehold for antallet af tilmeldinger).  
Man træffer videre aftaler med Gustav for egen regning.

Endelig har bestyrelsen med glæde givet stakit-legat til et renoveret smedejernsstakit.

Bestyrelsesmøde onsdag den 7/6

Vandsystemet: Midt i det tørreste forår i mands M/Ks minde har bestyrelsen brugt timer på at tale om vand.
Bestyrelsen har vurderet og kommenteret et oplæg fra den rådgivende ingeniør om kvarterets vandforsyning. Gaihede A/S arbejder nu med vores kommentarer, og vi regner derfor med at råde over et kvalificeret materiale til det informationsmøde, vi agter at indkalde i september.

Mail-system: Arbejdet med oplægget har affødt en række spørgsmål, som vi beder foreningens advokat om at belyse.
Bestyrelsen diskuterede det mailsystem/foreningssystem, som vi har lavet aftale med og som blev aktiveret i sidste måned. Mange beboere stødte ind i vanskeligheder i forsøget på at registrere sig, og det er bestyrelsens opfattelse at motivetionen blandt beboerne til at bruge mere tid på systemet er borte.
Vi har derfor skrevet til leverandøren i en mere bister tone end normalt; vi håber at få redet trådene ud så vi kan stole på at vi har en elektronisk kommunikationskanal til alle husejere.

Dialog med kommunen: Vores dialog med kommunen om bevaringsværdier, lokalplan og procedurer træder ind i et forhåbentlig nyt kapitel. Vi har fået udvirket et møde med forvaltningen efter sommer-ferien; vi ser frem til at kunne informere mere, når mødet er holdt.

Sommerfesten afholdes, som alle sikkert allerede har noteret i kalenderen, den 26. august. Loppemarkedet er samme dag i Berggreensgade, mellem kl 13 og 17.

Den årlige havevandring er sat til søndag den 27. august.

Næste møde i bestyrelsen holdes den 9. august.
Bestyrelsen ønsker alle i kvarteret en strålende sommer

Bestyrelsesmøde onsdag den 3/5

Haverne:
Foråret er ankommet, og mange får lyst til at give forhaven en opfrisker - måske endda en overhaling. Bestyrelsen var på mødet i aftes enig om at minde alle om følgende:
Husk, at forhaverne faktisk er foreningens, og derfor er underlagt foreningens haveregulativ, der blandt andet fastslår at:
“Forhaverne skal have en grøn karakter, og skal holdes beplantede som haver, således at de fremstår overvejende grønne, og dermed bidrager til at fastholde kvarterets grønne udtryk.“
Se hele regulativet her: https://www.strandvejskvarteret.dk/fileadmin/uploads/Haver/Haveregulativ_-_Godkendt_paa_GF_2020.pdf

Projekt vandforsyning:
Bestyrelsen diskuterede de meldinger vi foreløbig har fra rådgivende ingeniør om “projekt vandforsyning”; da der ikke må trækkes andre installationer sammen med eventuelle nye vandledninger, er bestyrelsen enig om at udelade mulige el- og fibernet-installationer fra projektet.
I forhold til at fremlægge rådgivernes materiale for husejerne, var der i bestyrelsen en fornemmelse af, at familiernes kalendere kan være pressede på denne side af skoleferien.
Derfor er det besluttet at udskyde et informationsmøde til september.

Mailsystemet klar:
Foreningens mailsystem er nu klar til at blive taget i anvendelse. Mailadresser på alle husstande - med ganske få undtagelser, og endnu færre dispensationer fra digital post - er lagt ind i systemet. Første mail der udsendes vil være referatet fra den ekstraordinære generalforsamling i marts.

Håndbog:
Den nye Håndbog for husejere, 2023, er lagt på kvarterets hjemmeside - med undtagelse af kapitel  2, der ventes færdigt meget snart. Se https://www.strandvejskvarteret.dk/dit-hus/haandbog-vejledninger-tegninger

Diverse:
En del af ejendomsmæglerne, der er aktive i kvarteres hushandler, er omhyggelige med at informere foreningen om handler og nye ejere. Det er en praksis der gør kassererens arbejde nemmere, og vi vil derfor forsøge at få alle mæglerne til at leve op til den standard.

Endelig kiggede bestyrelsen på et budget for årets sommerfest. Så I kan roligt skrive ind i kalendere, at der er loppemarked og sommerfest den 26. august.

Næste møde i bestyrelsen afholdes den 7. juni.

Bestyrelsesmøde onsdag den 12/4-2023

Vandrør:
Bestyrelsen besluttede onsdag at acceptere et tilbud fra rådgivende ingeniører Gaihede a/s om at få udarbejdet en forundersøgelse af kvarterets vandforsyning, og modeller for, hvordan en eventuel renovering kan udføres.

Informationsmøde om vandrør:
Formålet med forundersøgelsen er at kunne afholde et informationsmøde på denne side af sommerferie-perioden.

Mail erstatter papir:
Bestyrelsen besluttede også at sætte den digitale kommunikation i foreningen i drift snarest muligt - i forlængelse af at vedtægtsændringen om digital kommunikation blev bekræftet af den ekstraordinære generalforsamling den 24. marts. Referatet fra dén vil blive udsendt på mail via foreningssystemet.
De forholdsvis få husejere, der ikke har tilmeldt en mailadresse, vil få referatet på papir sammen med en præcisering af, at der ikke fremover omdeles trykt information fra foreningen - og at det er nu, mailadressen skal oplyses til foreningen. Fritagelse fra digital post fra foreningen kan kun ske efter ansøgning til bestyrelsen.

Håndbogen:
Endelig anser vi nu dele af Håndbog for husejere for at være klar til publicering. Det vil ske på kvarterets hjemmeside, så snart vi har sikret rettigheder til nogle fotos og afsluttet billedredigeringen.
Vi arbejder stadig på gennemskrivningen af håndbogens kapitel 2, der giver “Vejledning vedr. ombygning, renovering, forbedringer etc.”

Næste møde:
Næste møde i bestyrelse holdes den 3. maj 2023

Bestyrelsesmøde 8/3-2023

Det var første møde med den nye bestyrelse efter den ordinære generalforsamling den 1/3-2023.

Bestyrelsen besluttede her på sit første møde efter GF, at den ekstra generalforsamling afholdes fredag den 24. marts, kl. 19.30. Og det bliver i kvarteres nye mødested, Kulturcenter Kildevæld, Bellmansgade 5 C.

Bestyrelsen benyttede også det første møde til at konstituere sig. Se nedenfor og på Bestyrelsens webside.

• Formand: Dines Boertmann
• Næstformand: Peter Faurhøj
• Facader og tag: Jacob Ingvartsen, Peter Faurhøj
• Haver, hegn, fortov, veje, grafitti: Ane Stenbak  
• YouSee, El- og forsyningsselskaber: Jakob Bjerre og Peter Faurhøj
• Arrangementer: Ane Stenbak
• Kommunikation: Dines Boertmann
• Affald: Jakob Bjerre (kontaktperson)
• Materielkælder: Jakob Bjerre (kontaktperson)
• Velkomstansvarlig (bl.a. omdeling af "Husene er kun til låns" til nye beboere): Jan Væver og Susanne Ploug Sørensen
• Kontakt til Teknik og Miljø Forvaltningen: Dines Boertmann og Jacob Ingvartsen
• Kontakt til kommunen vedr. gadetræer: Jakob Bjerre og Susanne Ploug Sørensen  
• Kontakt til andre foreninger: Jacob Ingvartsen
• Forsyning: Jakob B, Dines, Peter

Bestyrelsesmøde 1/2-2023

Generalforsamling:
Det skriftlige materiale til generalforsamlingen den 1. marts er ved at være klar, og bliver omdelt så snart det er trykt.

Mailadresser:
Halvdelen af de 393 huse har nu leveret en mailadresse til foreningen. Målet er naturligvis at få alle på, men planen er at aktiverer forenings-systemet når en rimelig andel af husene er tilmeldt - vi håber at det kan opnås senest i forbindelse med generalforsamlingen.
Du kan bruge denne app til at tilmelde en mailadresse: https://forms.gle/oyrahHwBfmDEMomS9

Strøm:
På given foranledning vil bestyrelsen gøre opmærksom på, at opladning af en el-bil fra husets normale el-installation, med en nødlander (også kaldet mormor-lader), er et problem.
Sikkerhedsstyrelsen understreger at sådan ladning kun bør ske i max to timer, og med en effekt på max 6 ampere. Ellers er der risiko for alvorlig skade på el-installationen i huset - og brand.
Der er også risiko for, at sikringen for alle de huse, der er på samme forsyningskabel (6 til 8 huse) springer. Kapaciteten i i kvarterets el-forsyning er ikke stor nok til at trække ladning af biler over fælles-kablerne. Foreningen dækker derfor ikke omkostningerne ved udbedring, hvis bil-opladning får sikringerne i hovedblyet/sikringsboksen til at springe.
Endelig bør det nævnes, at myndighederne generelt forbyder at der trækkes ledninger til opladning hen over offentligt fortorv og vej.

Næste møde i bestyrelsen:
Det ligger efter generalforsamlingen, og er derfor ikke aftalt.

Bestyrelsesmøde 9/1-2023

Bestyrelsen stiller to forslag til den forestående generalforsamling, onsdag den 1.marts:

Mail
Det ene skal tilføje vedtægterne en bestemmelse om, at foreningen kan kommunikere med husejerne elektronisk - så GF-indkaldelse, referat med mere kan sendes elektronisk frem for at blive trykt og omdelt.

Særkontingent
Det andet forslag er, at foreningen opkræver et særkontingent, der øremærkes til foreningens forsyningsanlæg (vand og el). Særkontingentet skal i første omgang finansiere ekstern bistand til at skabe det nødvendige videns- og beslutningsgrundlag i relation til kvarterets vandforsyning. I anden række skal særkontingentet betragtes som starten på en opsparing, hvis GF - senest i 2024 - beslutter en fornyelse af foreningens vandledninger.

Materiale
Forslagene vil i deres endelige form blive omdelt sammen med indkaldelse, dagsorden og regnskab, som bestyrelsen er ved at færdiggøre.
Som tidligere varslet, har vi i forslaget til budget for næste år indarbejdet, at der på YouSee-grundpakken opkræves et årligt administrationsgebyr på 20 kr, der skal dække den manko der opstår ved afmeldinger i løbet af et år.

Valg
I forbindelse med generalforsamlingen gør vi fra bestyrelsen opmærksom på:
Forslag der ønsket behandlet på GF skal afleveres/sendes så formanden har forslaget senest den 24. januar.
I år er to pladser i bestyrelsen på valg; desuden skal der vælges to suppleanter, samt en revisor og en revisorsuppleant.

Er du måske interesseret, men i tvivl om hvad det indebærer - så kontakt et medlem af bestyrelsen.

Fra bestyrelsesmødet i øvrigt:
Vi er i dialog med kommunen om fornyelse af kvarterets træer - også de træer der fjernet i Kuhlausgade syd.

Arbejdet med Håndbog for Husejere er i en god gænge; med lidt held og en del medvind kan vi måske melde klar på generalforsamlingen.

Bestyrelsen diskuterede om der efter to års aflysninger er basis for at forsøge at bevare foreningens nytårsfyrværkeri på Torvet. Der er dels problemet med manglende frivillige, dels et miljømæssigt aspekt. Bestyrelsen har besluttet at lade fyrværkeriet blive stående på budgettet i 2023; må det også aflyses i år sætter vi det ikke på igen.

Næste bestyrelsesmøde holdes den 1. februar.

Log: Rev løbende for hvert bestyrelsesmøde. Oprettet 2/1-2023.